L'art. 119, comma 4, del Testo Unico bancario attribuisce al cliente o colui che gli succede a qualunque titolo, come pure colui che subentra nell'amministrazione dei suoi beni, il diritto di ottenere a proprie spese entro un congruo termine e comunque non oltre novanta giorni, copia della documentazione inerente a singole operazioni poste in essere negli ultimi dieci anni. 

Esiste una definizione di “costi di produzione” dell'Arbitro Bancario Finanziario (Decisione n. 7464/2015 ed altre), che considera tali i costi vivi affrontati dall’intermediario per lo svolgimento delle operazioni di recupero, riproduzione e spedizione del materiale. Nella Decisione si afferma pure che un costo fisso non appare rispettoso della normativa, perché non tiene conto del reale costo di produzione e consegna, che deve quindi essere valutato caso per caso.
Dal Provvedimento della Banca d’Italia 20/06/2012 “Disposizioni di trasparenza delle operazioni e dei servizi bancari e finanziari”, infatti, si evince che l’intermediario deve essere rimborsato dei soli costi vivi sostenuti per la ricerca e la produzione della documentazione. Costi evidentemente variabili in funzione del tipo e della struttura dei documenti, della loro data di formazione e, più in generale, delle attività necessarie per reperirli e riprodurli. Alla Sez. IV, par. 4 si specifica che “gli intermediari indicano al cliente, al momento della richiesta, il presumibile importo della relativa spesa”.

Il costo deve essere indicato nei Fogli Informativi alla clientela. Le banche hanno l'abitudine di inserire nei fogli informativi, accanto ai corrispettivi stabiliti per la prestazione dei diversi servizi inerenti al rapporto di conto, la voce di costo riguardante “commissioni e spese” in misura fissa e predeterminata relative alle spese di copia nonché di ricerche in archivio.
Una simile collocazione, come anche la stessa intestazione della voce, sembra sottintendere che gli importi richiesti a tale titolo siano, almeno in parte, posti a remunerazione di un vero e proprio servizio reso nell’ambito del rapporto di conto intrattenuto con la clientela; ciò contrasta con la disciplina normativa che configura la pretesa alla documentazione come situazione giuridica finale e non strumentale, la quale, pur derivando dal contratto, è estranea alle obbligazioni tipiche costituenti lo specifico contenuto dello stesso.

Inoltre, non poche volte le banche preferiscono adottare un meccanismo forfettario di calcolo dei costi di produzione. La Decisione 2609/2017 dell'Abf, nel considerare ragionevole un costo di dieci euro, dispone però che detto costo debba essere riferito all'intero documento e non alle singole pagine che lo compongono. Tale disposto è fondamentale perché può essere utilizzato verso i tanti istituti che ancora oggi applicano un costo per ciascuna pagina prodotta.
I costi di spedizione si possono applicare, e nella misura esatta del costo, nel caso in cui i documenti siano effettivamente spediti. Nessun costo, invece, è dovuto per i documenti ritirati in agenzia.
Salvi casi manifesti di abuso nell’esercizio del diritto, infine, la banca non può condizionare il rilascio dei documenti al pagamento dei costi di produzione. Il cliente ha un diritto pieno all’informazione, e i documenti devono essere rilasciati previa la sola richiesta da parte dell’interessato. I documenti dovranno prima essere forniti al cliente, e successivamente la banca potrà addebitare il conto oppure chiedere al cliente il versamento della somma.